Założenie firmy zaczyna się od podjęcia kilku precyzyjnych decyzji i szybkiej rejestracji online. Formalności są całkowicie bezpłatne i sprowadzone do minimum — całość trwa zwykle do 15 minut. Warto wiedzieć, że od 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy w Polsce przeprowadzą rejestrację działalności gospodarczej wyłącznie przez internet. Poniżej znajdziesz wyczerpujący przewodnik, który prowadzi przez pierwsze kroki do własnej firmy, odpowiadając na najczęstsze wątpliwości i pomagając uniknąć błędów.
Wybór formy prawnej i podstawowe decyzje
Najpopularniejszą i najprostszą drogą dla początkujących jest jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG). Aby założyć JDG, nie są wymagana żadne opłaty rejestracyjne ani wizyta w urzędzie. Pierwszym krokiem jest wybór nazwy firmy, określenie adresu prowadzenia działalności oraz wskazanie dokładnego zakresu usług lub produktów, określanych przez co najmniej jeden główny oraz 3-5 dodatkowych kodów PKD. Kody te dobrze wybrać „na zapas”, by później nie ograniczać zakresu działalności.
Ważny jest także wybór odpowiedniej formy opodatkowania: skali podatkowej, podatku liniowego lub ryczałtowego. Na tym etapie należy również rozważyć, czy już na starcie potrzebne jest zgłoszenie do VAT. Limit zwolnienia z VAT od 2026 roku wynosi aż 240 000 zł rocznego przychodu.
Rejestracja firmy – prosto i cyfrowo
Rejestracja online za pomocą wniosku CEIDG-1 to jedyny dopuszczalny sposób rozpoczęcia działalności od 2026 roku. Wniosek ten obejmuje zgłoszenie firmy w kilku instytucjach równocześnie: CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej), urzędzie skarbowym (NIP), GUS (REGON) i Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Usługa ta dostępna jest na portalu biznes.gov.pl. Cały proces trwa nawet zaledwie 15 minut i jest całkowicie bezpłatny.
Elektroniczne podpisanie wniosku ułatwia Profil Zaufany, e-dowód lub aplikacja mObywatel. Po rejestracji NIP oraz REGON zostają przyznane automatycznie. Działalność rozpoczyna się w wybranym dniu zgłoszonym we wniosku CEIDG-1. Dodatkowo, od 2026 roku prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) odbywa się już wyłącznie elektronicznie.
Formalności podatkowe i ZUS na start
Wypełnienie wniosku CEIDG-1 obejmuje wybór formy opodatkowania, informację o VAT oraz zgłoszenie do ZUS. Osoby, które dopiero rozpoczynają działalność, mogą skorzystać z ulgi na start ZUS, płacąc jedynie składkę zdrowotną przez pierwsze sześć miesięcy działalności (ok. 433 zł miesięcznie). Warunkiem otrzymania tej ulgi jest rejestracja w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności. Po upływie tego okresu przechodzi się na tzw. preferencyjny ZUS.
W przypadku dobrowolnej rejestracji do VAT należy złożyć zgłoszenie VAT-R (koszt 170 zł). Zwolnienie z VAT przysługuje przedsiębiorcom z przychodami do 240 000 zł. Pieczątka firmowa to wydatek rzędu 30 zł, a jeśli działalność wymaga kasy fiskalnej, trzeba liczyć się z wydatkiem od 1200 zł.
Konto firmowe, fakturowanie i obowiązki cyfrowe
Po rejestracji konieczne jest otwarcie dedykowanego rachunku firmowego. Dobrze zrobić to jak najszybciej, ponieważ konto służy zarówno do rozliczeń z kontrahentami, jak i urzędami. Warto pamiętać o wybraniu odpowiedniego programu do fakturowania, zgodnego z wymaganiami KSeF 2.0, co znacznie usprawni codzienną pracę i pozwoli spełnić wymogi ustawowe.
Oprócz podstawowych formalności należy pamiętać o cyfryzacji wszystkich dokumentów – wszystkie księgi podatkowe, raporty i ewidencje od 2026 roku są prowadzone wyłącznie w formie elektronicznej. Zgłoszenie miesięcznej ewidencji składek ZUS DRA należy dokonać do 20. dnia kolejnego miesiąca.
Najważniejsze terminy, koszty i praktyczne podsumowanie
Rejestracja firmy przez internet jest całkowicie bezpłatna. Wyjątkiem jest rejestracja do VAT, gdzie opłata wynosi 170 zł. Dla działalności wymagających kasy fiskalnej można się spodziewać kosztów od 1200 zł. Pierwsze 6 miesięcy to czas korzystania z ulgi na start, gdy opłacamy tylko składkę zdrowotną (ok. 433 zł/mc).
REGON nadawany jest do 14 dni po wypełnieniu CEIDG-1. Wszelkie formalności i rejestracja przez biznes.gov.pl są w pełni cyfrowe. Proces rejestracji firmy kończy się najczęściej w ciągu godziny od chwili złożenia wniosku. Warto pamiętać, że aż 78% nowych przedsiębiorców najbardziej boi się formalności, dlatego uzyskanie wszystkich kluczowych informacji i przygotowanie ich z wyprzedzeniem pozwala znacząco skrócić cały proces i uspokoić napięcie towarzyszące startowi własnej działalności.
Podsumowując, rozpoczęcie własnej firmy w 2026 roku to układ logicznych kroków: wybór formy działalności, rejestracja online przez CEIDG-1, wirtualny podpis Profilem Zaufanym, elektroniczna ewidencja finansów i szybkie załatwienie wszystkich formalności. Już dziś przygotuj kody PKD i niezbędne dane, by założenie firmy zajęło nie więcej, niż 15 minut.
Program Bell to dynamiczny portal edukacyjny, który łączy pasję do języków obcych z wszechstronnym rozwojem osobistym. Tworzymy wartościowe treści w sześciu kluczowych obszarach: językach obcych, edukacji, karierze i biznesie, rozwoju osobistym, podróżach i kulturze oraz poradach praktycznych. Nasze motto „Rozbrzmiewamy w wielu językach” odzwierciedla naszą misję tworzenia przestrzeni, gdzie wiedza i rozwój spotykają się z międzykulturowym dialogiem.